Entenda o método de funcionamento de cada um dos protocolos e qual destes é o mais recomendado para cada caso.

Existem duas formas (ou protocolos) que poderá utilizar para obter os seus e-mails sem ser através do Webmail, sendo eles o protocolo IMAP e o protocolo POP.

Estes são os protocolos que permitem ao seu cliente de e-mail (Outlook, Thunderbird, Mail.app, Postbox) ligar-se ao servidor de e-mail e baixar as suas mensagens para consulta no computador ou no seu dispositivo móvel.

O IMAP (Internet Message Access Protocol) é um dos protocolos mais utilizados atualmente, uma vez que é possível sincronizar a sua caixa de e-mail em vários dispositivos simultaneamente (computador de trabalho, computador pessoal, portátil, telemóvel, tablet, etc).

O POP3 (Post Office Protocol) é mais utilizado nos casos em que o cliente necessita de acesso rápido ao seu e-mail e consultar os e-mails baixados mesmo quando não tem Internet.

A grande diferença entre eles é que enquanto no IMAP este utiliza o servidor como ponto central de gestão dos e-mails, no caso do POP3, este protocolo baixa os e-mails do servidor para o computador e faz a gestão dos e-mails no computador local.

IMAP

O protocolo IMAP é o protocolo que os softwares de Webmail (Exemplo: Roundcube ou Horde Webmail) utilizam para lhe mostrar as suas contas de e-mail, sendo o funcionamento semelhante, com a particularidade dos clientes de e-mail serem locais (Computador, Smartphones, Tablets) em vez de Web.

Prós

Todos os e-mails são armazenados no servidor, não ocupando espaço no seu computador ou dispositivo móvel;

As mensagens vão aparecer sincronizadas da mesma forma sempre que associar a sua conta a um novo cliente de e-mail;

Poderá utilizar o seu cliente de e-mail ou o Webmail sem confusões, uma vez que estes vão estar igualmente sincronizados;

Mesmo que o seu computador avarie e os dados que tinha guardados se perderem, os seus e-mails vão estar a salvo no servidor;

É bastante fácil aceder ao seu e-mail utilizando um Smartphone ou Tablet, uma vez que as mensagens não são removidas do servidor;

Poderá utilizar a sua caixa de correio em multiplos dispositivos (Computadores, Portáteis, Tablets, Smartphones, outros) sem qualquer inconveniente;

Contras

Os seus e-mails estão apenas disponíveis no servidor, podendo não ser possível ler ou gerir mensagens antigas caso não tenha acesso à Internet. Alguns clientes de e-mail têm opções que permitem ultrapassar esta situação, fazendo cache dos e-mails localmente também;

As pastas poderão aparecer de forma diferente no seu cliente de e-mail ao utilizar o protocolo IMAP em vez de POP3, uma vez que as pastas são armazenadas no servidor e não no computador.

POP3

Este protocolo pode ser comparado com o seu serviço de correio tradicional, onde o servidor é a central dos CTT onde o seu e-mail se encontra antes do carteiro o transportar até à sua caixa de correio. Sempre que chega uma nova mensagem de e-mail, o seu cliente de e-mail consulta o servidor, descarrega a mensagem e remove a mesma do servidor.

Prós

Se quer gerir a sua caixa de correio em apenas uma interface, o protocolo POP3 pode ser utilizado para descarregar todas as mensagens do seu servidor e coloca-las num único local;

As mensagens são armazenadas localmente de forma a que tenha sempre acesso às suas mensagens, mesmo quando não tenha acesso à Internet;

A leitura de e-mails e download de anexos é mais rápido, uma vez que estes são descarregados em simultâneo com o seu e-mail;

Ao descarregar os seus e-mails para o seu computador, não terá que se preocupar com o tamanho da caixa de correio no servidor, uma vez que estas não irão acumular, sendo apagadas do servidor à medida que são descarregadas para o computador;

Contras

Malware, virus e outro tipo de ficheiros maliciosos conseguem mais facilmente infectar o seu computador, uma vez que cada mensagem é armazenada a 100% no computador/dispositivo local;

Se apenas o seu computador local tem uma cópia dos seus e-mails, existe um alto risco de perda de informação caso não mantenha uma política de backups rigorosa para o seu computador;

Alguns clientes de e-mail permitem que as mensagens sejam mantidas no servidor após terem sido descarregadas, no entanto à medida que a sua caixa de correio crescer, vai-se tornar mais lento a verificação de novas mensagens, uma vez que terão que ser verificadas quais as mensagens já descarregadas e as não descarregadas;

Conclusão e Exemplos de Utilização

Tendo em conta os Prós e Contras de cada protocolo, poderá agora tomar a sua decisão mais facilmente. No entanto deixamos abaixo alguns exemplos:

IMAP

Se utiliza o seu e-mail frequentemente em vários dispositivos;

Se viaja frequentemente e necessita de ter acesso a todos os seus e-mails;

Se verifica os seus e-mails em várias localizações diferentes;

POP3

Está a verificar apenas um e-mail que não é prioritário e é utilizado apenas para um fim especifico;

Utiliza pouco o serviço de e-mail e não quer estar a gastar espaço do seu serviço de e-mail para armazenar as mensagens;

Troca informações privadas e importantes no seu e-mail, não querendo correr o risco da sua conta de e-mail ser comprometida e dessa informação ser obtida;

 Comparativo de Protocolos